SATIN ALMA BİRİMİNİN GÖREVLERİ
1. Birimin Temel Görevi
Satın Alma Birimi; hastane bünyesindeki birimlerin ihtiyaç duyduğu mal, hizmet, danışmanlık hizmet alımları ve yapım işlerini;
Döner Sermaye Bütçesi
Genel Bütçe
İl Özel İdaresi Bütçesi
kaynaklarını kullanarak, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda temin eder.
Tüm satın alma süreçleri, ihtiyacın ortaya çıkmasından muayene ve kabul aşamasına kadar birim tarafından yürütülür.
2. Satın Alma Süreç Aşamaları
2.1 İhtiyacın Doğması
İhtiyaç Talep Formu ve ekinde yer alan Teknik Şartname ile satın alma süreci başlatılır.
2.2 Yaklaşık Maliyetin Belirlenmesi
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında;
Alım yapan diğer kamu kurumları,
Sağlık Bakanlığı Malzeme Kaynak Yönetim Sistemi,
Önceki alım verileri,
Tedarikçi teklifleri
esas alınarak yaklaşık maliyet tespiti yapılır.
2.3 Tedarik Usulünün Belirlenmesi
Yaklaşık maliyete göre alım yöntemi belirlenir:
Doğrudan Temin
Pazarlık Usulü
Açık İhale Usulü
Diğer ihale usulleri
Ayrıca ilan zorunluluğu ve ilan süreleri mevzuata göre tespit edilir.
2.4 İhale Hazırlıkları
Onay Belgesinin düzenlenmesi
Teknik Şartnamenin hazırlanması/gözden geçirilmesi
İdari Şartnamenin hazırlanması
Sözleşme Tasarısının hazırlanması
Standart formların düzenlenmesi
Plan ve projelerin hazırlanması
Hazırlanan dokümanlar isteklilere sunulmak üzere çoğaltılır ve ihale işlem dosyaları komisyon üyelerine teslim edilir.
2.5 İhalenin Duyurulması
Alım usulüne göre;
Doğrudan teminde uygun tedarikçilere yazılı veya elektronik ortamda davet yapılır.
Pazarlık usulünde davet yazısı gönderilir.
İlan zorunlu ihalelerde mevzuata uygun şekilde yerel gazete ve/veya Kamu İhale Bülteni aracılığıyla ilan yapılır.
2.6 İhale Komisyonlarının Oluşturulması
İhale komisyonu asil ve yedek üyeleri belirlenir, kendilerine tebligat yapılır ve ihale işlem dosyası teslim edilir.
2.7 Doküman Satışı ve Gösterimi
İhale dokümanı isteklilere gösterilir ve talep edenlere bedeli karşılığında verilir.
2.8 Tekliflerin Alınması ve Değerlendirilmesi
Teklifler usulüne uygun şekilde teslim alınır, kayıt altına alınır ve ihale komisyonuna sunulur. Değerlendirme sürecinde komisyona idari destek sağlanır.
2.9 İtiraz Süreçleri
İhale sürecine ilişkin itirazlar mevzuat çerçevesinde değerlendirilir. Gerekli hallerde ihale işlemleri durdurulabilir veya iptal edilebilir.
2.10 İhalenin Sonuçlandırılması ve Sözleşme
İhale komisyon kararının ihale yetkilisince onaylanması sonrası:
Kesinleşen ihale kararı isteklilere tebliğ edilir.
Süresi içinde kesin teminat yatırılması ve gerekli belgelerin tamamlanması halinde sözleşme imzalanır.
Teminatların iade işlemleri mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilir.
2.11 Sözleşme Sonrası Bildirimler
Sözleşmeye bağlanan alımlar;
İhtiyaç birimlerine
Kontrol ve denetim görevlilerine
Muayene ve kabul komisyonuna
Tahakkuk ve Ayniyat birimlerine
resmî yazı ile bildirilir.
3. Birimin İkincil Görevleri
Mevzuat değişikliklerini takip etmek ve personele hizmet içi eğitim vermek
İhale dokümanlarını güncellemek
Mahkemelerden gelen ihale dosyalarını ilgili mercilere iletmek
Geçici ve kesin teminat iade işlemlerini yürütmek
Talep halinde iş deneyim belgesi düzenlemek
Yürütülen faaliyetler hakkında hastane idaresini düzenli olarak bilgilendirmek